Change Management: Kimin İhtiyacı Var, Değişiklik Yönetimi Neden Bu Kadar Önemli

Değişim ürün geliştirme döngüsünün temel bir parçasıdır.  Şirket görünürlüğü ve takip edilebilirliği içerisinde tekrarlanabilen değişim ve değişiklik süreçleri bu döngüdeki başarının temel öğesidir. Gelecek haftanın “Dijital Dönüşüm için Adımlar: PTC Sanal Konferansı” hazırlıkları sırasında Değişim Yönetiminin önemini öğrenmek için PLM Çözüm Yöneticisi Jeff Zemsky ile konuştuk.

PTC: Merhaba Jeff. Örgütlerin Change Management yani değişiklik yönetimi gerçekleştirmediği durumlarda karşılaştıkları sorunlardan bahsedebilir misini?

Jeff: Değişiklik yönetimi kullanmayan müşteriler kalem kağıt veya e-posta araçları gibi diğer manuel ve bağlı olmayan süreçleri kullanarak değişimleri takip etmekteler. Ama bu durum çeşitli sorunları ortaya çıkarmakta:

Bunlardan ilki tekrar edilemez ve tutarlı olmayan süreçlerin eksikliğidir: Kağıt temelli süreçlerle özellikle de acil durumlarda belirli bilgiyi kime vereceğinizi tam olarak bilemezsiniz. Sorunuzu bir şeyler bilen ve çözebilecek bir kişiye taşıyabilirsiniz ama sağlam bir sistemin olmadığı yerde tutarlı cevaplar almanız pek mümkün olmayacaktır.

Diğer bir zorluk şirket görünürlüğünün eksik olmasıdır: Diyelim ki önemli bir değişiklikle uğraşan bir ürün tasarımcısı başkasının masasına veya gelen kutusunda bir yığınla oturuyor. Mühendis değişiklikleri tasarlarken veya gerçekleştirirken, tedarik departmanı, üretim departmanı veya ürün yönetimi departmanı gibi şirketin geri kalanı büyük ihtimalle bir değişim olduğunu veya bu değişim içerisinde nelerin gerçekleştiğini bilmiyor.

O zaman da bilginin dağınık olduğu bir ortamda bütünsel bir ürün tasarımını anlamak için çok fazla manuel çaba gerekiyor. Kağıt üzerinde yapılan tasarımları bir araya getirdiğinizi, Excel dosyalarını ve e-posta eklerini bastırmanız gerektiğini bir hayal edin. Sizce ürün üzerinde meydana gelecek değişikliklerin efektif bir biçimde tüm şirket tarafından aynı seviyede ve aynı zamanda anlaşılması ne derece mümkün?

Üstelik çok çeşitli süreçlerin ve sistem sonuçlarının manuel olarak hatırlamak ve güncellemek zorunda olmak ta cabası.

PTC: Change Management nedir ve neden etkili bir Ürün Reçetesi Yönetim stratejisi için bu kadar önemlidir?

Jeff: Bir şirket Ürün Reçetesini yönetmeye çalışırken zaman içerisinde gelişim gösteren ürün geliştirme süreçlerini de yönetmeye çalışır. Mühendisler bunu kabul etmek istemese de değişiklik bu süreçlerin doğal bir parçasıdır. İster daha iyi bir çözüm bulmak olsun isterse de meydana çıkan bir sorunu çözmek olsun ürün geliştirme sürecinde değişim beklemek için oldukça fazla neden vardır.

Bunun sonuçlarını etkili bir şekilde anlamak, yönetmek ve sunmak için örgüt boyunca uygulayabileceğimiz tutarlı Change Management süreçlerine ihtiyacımız var. Basit bir şekilde anlatmak gerekirse, Değişiklik Yönetimi ürün geliştikçe değişimleri anlamakt ve aynı zamanda zaman içerisinde everilen kararları anlamak için geriye dönük olarak takip edilebilirlik sağlamaktır.

Günümüzün hızlı dünyasında Değişiklik Yönetiminin tüm şirket boyunca anlaşılması daha da önemlidir. Eskiden mühendisler revizyonları yapıp bunları tedarik zinciri ve üretim aşamasına gönderiyordu. Ama piyasanın taleplerine daha hızlı, daha düşük maliyetli ve daha az sarfiyat ile cevap vermek zorunda olduğumuz için, şirketlerin sadece görünürlük sağlamasını değil aynı zamanda değişim için tüm süreçlerin her aşamasında da bilgi verme şansı elde etmesini istiyoruz. Bu nedenle doğru analiz ve görünürlük incelemesi gerçekleştirmeliyiz. Bu uygulamalar sadece mühendislere değil aynı zamanda sürecin en erken aşamasından başlanarak tüm şirkete uygulanması gerekir.

PTC: Değişiklik Yönetimi açısından PTC Sanal Konferansı ve demo çalışması sırasında nelere odaklanacaksınız?

Jeff: Bu sunum PTC’nin Change Management vizyonunun üç temel taşını vurgulayacak:

Size tutarlı ve esnek süreç uygulaması imkanı sunan ölçeklenebilir değişim süreçlerinin tanımlanması sağlamak (ister basit bir süreç isteyin isterseniz de yeni ürün tanıtımı veya mühendislik değişimlerinin sürdürülebilmesi için kompleks süreçler isteyin).

Değişiklik sürecindeki verimlilik ve uygulama gelişmelerini garanti etmek: Bunlar doğru insanın doğru göreve atanmasıyla ilgili şablonlar kullanarak yeni değişikliklerin yaratılmasını basitleştirmek veya kullanıcılara en az çabayla işi gerçekleştirmeleri için tek bir merkezden veri sağlamak olabilir.

Vurgulamak istediğimiz son husus ta karar sürecinin kalitesini geliştirmektir. Bu şekilde kullanıcının ihtiyacı olan bilgiyi anlamasını sağlamayı ve değişimin mevcut olduğuna karar vermesini sağlamayı amaçlıyoruz.

PLM Kategorisine geri dönebilir ya da Endüstri 4.0 ve Ürün Yaşam Döngüsü yazımızı inceleyebilirsiniz.

Kaynak: PTC Windchill Blog – Change Management: Who Needs It and Why It’s So Important – Julie Pike